Порядок формирования личного дела работника

Вы здесь:

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи.

Порядок формирования личных дел

В 2017 году ведение личных дел сотрудников не является обязательной процедурой. Однако многие работодатели продолжают это делать. Действительно, личное дело – полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Как формируется личное дело, как его правильно вести и хранить, рассказывается в материалах данной статьи.

Из статьи вы узнаете:

Личные дела сотрудников: общие вопросы

Ведение личных дел сотрудников в 2017 году не является обязательной процедурой для большинства предприятий. Однако из этого правила есть ряд исключений.

В частности, согласно законодательству, на работников, которые замещают должности государственной службы, введение личных дел является обязательным. В некоторых государственных предприятиях такая обязанность может быть возложена на руководство соответствующим отраслевым нормативным актом. В отдельных случаях управляющая компания может отдать распоряжение по своим подразделениям об обязательном ведении личных дел сотрудников корпорации.

В остальных случаях руководитель каждого конкретного предприятия самостоятельно принимает решение, вести такие дела или нет. Даже если принято положительное решение, дела могут заводиться не на всех сотрудников, а только на отдельные категории. Например

1. на руководящих работников (генерального директора и его заместителей, руководителей отделов, топ-менеджеров и т.д.);
2. на материально ответственных работников (главный бухгалтер, его заместитель и т.п.)

Как показывает практика, в настоящее время руководители многих частных компаний отдают распоряжение продолжать ведение персональных дел в прежнем режим. Это понятно, ведь личное дело – полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Все копии документов, приказов и других бумаг, касающихся данного работника, собраны и структурированы в одной папке.

В случае принятия и утверждения решения о ведении персональных дел, на предприятии стоит разработать соответствующую инструкцию о порядке обращения с ними.

Порядок формирования личного дела работника

Цель формирования дела – классификация и структурирование информации, которую передал в отдел кадров сотрудник при трудоустройстве на работу или при переводе на другую должность. Надлежащее обращение и персональную ответственность за это несет отдел кадров предприятия, а если такового нет, то сотрудник, уполномоченный на ведение и хранение персональных дел.

После приема сотрудника на руководящую должность или должность, на которой на него будет возложена материальная ответственность, происходит формирование его личного дела. Оно будет заведено также и в других случаях, если они предусмотрены инструкций, регулирующей процедуру обращения с персональными данными сотрудников.

Перечень документов, которые должны войти в состав персональной папки каждого сотрудника, определен Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ. Это документы, которые сотрудник предоставил при поступлении на работу и документы, которые образовались за время его работы на данном предприятии:

• анкета или листок по учету кадров и дополнения к ним;
• резюме или автобиография;
• документы об образовании (копии);
• второй экземпляр трудового договора;
• для материально ответственных лиц – соответствующий договор;
• рекомендательные письма и характеристики с предыдущих мест работы;
• заявление сотрудника о приеме на работу;
• выписки из приказов или копии приказов о приеме на работу;
• в случае награждения или привлечения к дисциплинарной ответственности – документы, подтверждающие данные факты;
• при прохождении аттестации – выписки или копии соответствующих документов.

Документы, составляющие дело, помещаются в отдельную папку и подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола. Это делается для обеспечения сохранности бумаг и удобства обращения с ними. В дело могут быть добавлены и другие бумаги, помимо перечисленных. Например, если сотрудник получил почетное звание или был награжден, то копии свидетельство этого могут быть подшиты в папку.

Также можно подшить документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, если таковые имеются. Не следует подшивать, но можно добавить различные справки и заверенные фотографии.

Первичное оформление личного дела производится при его формировании. Оно подразумевает ряд процедур:

1. присвоение делу учетного номера;
2. заполнение необходимых полей лицевой обложки и корешка дела;
3. составление и добавление к делу внутренней описи документов дела.

Образец описи документов личного дела:

Порядок ведения и хранения личного дела

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 01.06.98 №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. (К примеру: Приказ Роспотребнадзора от 16.03.05 №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела. Как правило, это регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству). Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте и к ним обеспечен оперативный доступ.

Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников и специалистов. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Состав личного дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Перечень документов, входящих в Личное дело, может определяться локальным нормативным актами организации (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;
• личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
• анкета (автобиография);
• паспортные данные (копии);
• ИНН (копия);
• СНИЛС (копия);
• документы об образовании (копии);
• свидетельства, справки (копии);
• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;
• фотографии;
• характеристики и рекомендательные письма;
• заявление о приеме на работу;
• документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
• приказ о приеме на работу (копия);
• трудовой договор, должностные инструкции (копии);
• приказов по личному составу, касающиеся данного работника (копии);
• дополнительные соглашения (копии);
• аттестационные документы;
• документы о награждении, наложении взысканий (копии);
• другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
• заявления об увольнении, приказ (копии).

Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления документов, содержит сведения о порядковых номерах документов, их номерах, наименовании и количестве листов дела. Поскольку документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, первыми во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при найме сотрудника, и далее – по их поступлении в кадровую службу.

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

Здесь, на наш взгляд, в виду современной строгости к обеспечению безопасности персональных данных целесообразно включить в дело также Согласие работника на обработку его персональных данных (или его копию).

Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

По хронологическому принципу, по мере появления документов, в процессе трудовой деятельности личное дело пополняется новыми сведениями, характеризующими трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Требования к формированию личного дела

• Не включать в личное дело одновременно документы постоянного и временного хранения; Мы бы не рекомендовали вообще включать в Личное дело оригиналы документов постоянного хранения. Включение в состав дела копии, например, Приказов по личному составу или Трудового договора лишит работодателя необходимости хранить дело уволенного работника после прекращения с ним трудовых отношений.
• Не включать в дело более одного экземпляра каждого документа;
• Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см;

Защита персональных данных

Федеральный закон «О персональных данных» обеспечивает защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиту прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Согласно Закону работодатель и его представители при обработке персональных данных работника:

не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Хранение личного дела

Хранение и учет личных дел организуется, в первую очередь, с учетом удобства в обращении с ними: быстрого и безошибочного поиска личных дел, и, конечно, обеспечения их надлежащей сохранности, конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. По этой причине Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел.

Личные дела рекомендуется хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В этом случае в начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел.

Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных работников рекомендуется передавать на хранение в архив.

Альтернативным вариантом предлагаем выдавать копии документов, содержащие персональные данные работника, хранящиеся в личном деле на момент увольнения, работникам на руки в последний день их работы. Это освободит Вас от ответственности за обеспечение сохранности и неприкосновенности личных данных работника и позволит избежать излишнего бумажного накопления.

Принимая во внимание важность передаваемых данных, рекомендуем завести журнал, в котором работник будет расписываться в получении на руки документов, содержащих его персональные данные.

Оставить заявку на кадровое администрирование