Как составить акт о происшествии образец заполнения

Составление актов

Любое производственное событие, факт или действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – соблюдение порядка составления акта и его последующее правильное оформление.

Из этой статьи вы узнаете:

1. что такое акт;
2. каков порядок составления актов;
3. как правильно составить акт;
4. какие формы составления актов существуют.

Что такое акт

Актом называется документ, подтверждающий установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место быть в настоящем. Он составляется несколькими лицами.

Акты делятся на несколько видов в соответствии со своим содержанием и назначением:

• Акты приема-передачи (приниматься и передаваться могут выполненные работы, объекты, материальные ценности, дела и документы);
• Акты осмотра (осмотр производится в целях проверки соблюдения техники безопасности, противопожарной безопасности, состояний условий труда, результатов деятельности);
• Акты испытаний (подвергаться испытанию могут образцы, системы, технологии);
• Акты ревизий и инвентаризаций;
• Акты расследовании аварий и несчастных случаев;
• Акты об отказе от подписи (например, подписи, подтверждающей ознакомление с приказом);
• Акты о ликвидации предприятия.

Невозможно дать весь перечень возможных актов. Фактически, любое производственное событие, факт или иное действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – это соблюдение порядка его составления и последующее правильное оформление.

Порядок составления актов

Основное назначение акта – фиксация деятельности комиссии. Комиссия может быть постоянно действующей, а может быть создана на некоторое время. Перечислим основные события, при которых создаются комиссии, деятельность которых оформляется данным документом. Это может быть ревизия, обследование, инвентаризация, передача товарно-материальных ценностей, передача дел, проведение испытаний, сдача в эксплуатацию готовых объектов и многие другие производственные события.

Правила составления акта

Несмотря на огромное разнообразие возможных актов, существует ряд единых стандартных правил, знание и соблюдение которых является главным условием грамотного составления документа:

• Любой акт, независимо от его цели и назначения, должен быть подписан несколькими лицами (как минимум, двумя);
• Стандартный акт по своей структуре должен содержать:
  • титульную часть, содержащую его название (акт осмотра, испытаний и т.д.), дату и место составления, его регистрационный номер, в отдельных случаях – гриф, свидетельствующий об утверждении руководителем предприятия;
  • констатирующую часть, содержащую непосредственно текст самого документа, при наличии – перечень приложений, количество экземпляров, а также подписи всех лиц, участвующих в событии, послужившего поводом для составления акта, включая подпись руководителя организации, которая стала объектом проведенных мероприятий.
• Обратите внимание, что датой акта считается не время проведения работ комиссией, а непосредственно дата его составления. Время работы комиссии указывается отдельно в констатирующей части текста.
• Акт составляется одним человеком. От его лица и пишется текст. В начале составляющий документа указывает свою фамилию, затем в алфавитном порядке — фамилии, инициалы и должности всех участников мероприятия, послужившего поводом к его составлению. Далее в тексте идет хронологическое изложение событий. Как правило, в акте излагаются только факты, иллюстрирующие развитие ситуации. Иногда в конце даются выводы и предложения лиц, подписывающих документ.

• Одна из возможных форм изложения событий – в виде таблице. Это могут быть также абзацы и пункты.
• Количество заинтересованных сторон определят количество экземпляров акта.
• Если требуют обстоятельства, то после основного текста указывается место хранения каждого экземпляра.
• Перед подписями лиц, участвующих в составлении акта, дается отметка о наличии приложений, если таковые имеются.
• Все лица, принимавшие участие в составлении документа, должны подписать документ, даже если они не согласны с его содержанием. Об их несогласии делается специальная пометка, что у данных лиц есть замечания, а сами замечания должны быть изложены на отдельном листе в произвольной форме.
• Все, чьи интересы затрагивает акт, должны быть ознакомлены с ним под роспись. После подписей лиц, участвовавших в составлении текста, делается отметка «С актом ознакомлены:» и дается перечень заинтересованных лиц и их росписи.
• В случае, если необходимо утверждение акта руководителем предприятия, гриф об утверждении должен быть проставлен в правом верхнем углу на первом листе акта.

Форма составления акта

Название организации, название структурного подразделения, название акта, основание издания, дата, индекс, место составления и заголовок к тексту, т.е. его реквизиты, размещаются в титульной части.

Бывают ситуации, когда акт является внешним документом и предназначается для передачи в сторонние организации. В этих случаях реквизиты дополняются юридическим адресом организации, которая выступала автором акта.

Дата и место события, которое фиксируется актом, должны быть идентичны дате и месту его составления.

Заголовок и текст акта содержат его основное содержание.

Поскольку название вида документа не меняется – «акт», меняется только вторая часть названия. Формально она может быть двух видов:

1. Родительный падеж формы деятельности комиссии: «акт ревизии», «акт проверки», «акт испытаний» и т.д.
2. Отглагольное существительное от вида деятельности комиссии: «акт о приеме-передаче», «акт о списании», «акт о ликвидации» и т.д.

Структура акта

Структура самого акта состоит из трех частей: преамбула (введение), констатирующая часть, резюме (выводы).

Преамбула

Преамбула содержит информацию о целях и задачах работы комиссии, а также о сроках этой работы. Далее преамбула дает сведения об основаниях для инициирования работы комиссии. Как правило, это документ, имеющий название, автора, дату и номер. Например, приказ руководителя, договор, решение, заключение и т.д. Следующий компонент преамбулы — информация о председателе комиссии, его фамилия, инициалы и должность. Следом идут фамилии, инициалы и должности всех членов комиссии. Если в работе комиссии принимали участие сотрудники других организаций, то в этом списке должны быть указаны и они. Кроме фамилии и должности, для этих сотрудников необходимо указать название организации, которую они представляют.

Констатирующая часть

Констатирующая часть раскрывает суть фактов, которые были установлены, дает перечень методов, использованных при проверке, а также содержит выводы, замечания и предложения членов комиссии, участвовавших в событии, послуживших основанием для составления акта. Констатирующая часть может состоят из нескольких абзацев, пунктов, либо быть оформлена в виде таблицы.

Резюмирующая часть

В резюмирующей, заключительной части даются подписи председателя и всех членов комиссии. Порядок следования подписей соответствует порядку перечисления членов комиссии в преамбуле. Должности членов комиссии в этой части не указываются. Как уже отмечалось выше, если один или несколько членов комиссии окажутся не согласны с заключениями акта, рядом с его подписью делается пометка «Особое мнение члена комиссии А.Е. Яковлева дано в приложении». Данное особое мнение оформляется в виде приложения.

Заключительная часть

В заключительной части также дается информация о том, сколько экземпляров данного документа существует и где находится каждый из них. Как правило, количество экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон.

Утверждение актов

Существует ряд актов, которые обретают юридическую силу в момент их утверждения. Например, акт о списании товаров с истекшим сроком годности должен быть утвержден руководителем организации. Другие акты (прежде всего, акты, связанные с финансами и материально-технической базой) вступают силу только после того, как гриф утверждения будет заверен печатью.

Важный момент: все лица, чья деятельность отражена в акте, должны в обязательном порядке ознакомлены с ним и расписаться в этом.

Хранятся акты чаще всего вместе с делами по соответствующим направлениям деятельности предприятия и в тех структурных подразделениях, куда были направлены их копии.

Как составить акт о происшествии образец заполнения

Акт – это информационный документ, подтверждающий в письменном виде произошедшее событие или действие, а также установленный факт, который должен быть правильно оформлен. Документ в обязательном порядке составляется и визируется несколькими лицами. В зависимости от своего содержания он разделяется на несколько вариантов. Вот часть из них:

• Акт осмотра (противопожарной безопасности, техники безопасности, результатов);
• Акт приема–передачи (объектов, документов, прав, материальных ценностей и т.д.);
• Акт испытаний (технологий, систем, образцов);
• Акт ревизии или инвентаризации;
• Акт нарушений (дисциплины труда или правил внутреннего распорядка);
• Акт расследований (несчастных случаев, аварий);
• Акт об отказе от объяснений по какой-либо ситуации;
• Акт об отказе от подписи при ознакомлении с приказом.

Наименований актов много, но все они при написании должны соответствовать определенным правилам и требованиям. В этой статье речь пойдет о том, как правильно составить акт.

Требования к составлению

Правильно составленный акт является качественным отражением события и может служить основанием для дальнейшего технологического процесса или действий руководителя в отношении подчиненного. Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям:

• Акт составляется в комиссии. Любой документ такого типа можно написать лишь в составе комиссии из нескольких человек (не менее двух). Обычно комиссия назначается специально для составления акта или расследования случая, по которому этот акт составляется. Комиссия также может быть постоянной. Подписывается документ всеми членами комиссии;
• Используется унифицированная форма – образец. Если такой вариант предусмотрен в организации, то все акты обязательно выполняются на фирменном бланке предприятия;
• Дата составления – дата акта. Это обязательное правило. Если же, чтобы написать акт потребовалось предварительное исследование вопроса или расследование ситуации, данный период в документе также указывается;
• В начале акта обязательно отражается основание для составления документа;
• Затем указывают председателя комиссии и всех ее членов в алфавитном порядке;
• В основной части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент написания документа;
• В заключение могут быть сделаны выводы или внесены предложения членов комиссии;
• Материал документы может быть изложен посредством таблиц (при необходимости) или разбит на пункты и абзацы;
• Количество экземпляров создается в соответствии с нормативными актами по данному документу либо в количестве заинтересованных сторон, что также можно указать в заключение документа;
• Все члены комиссии обязаны подписать составленный акт, но каждый из них имеет право сделать это с поправкой, если он не согласен с документом по каким-то пунктам;
• С содержанием акта обязательно следует ознакомить тех, кто является непосредственным участником события, отраженного в документе или чьи интересы он затрагивает. Заинтересованные лица подписывают документ после подписей членов комиссии с обязательной отметкой «С актом ознакомлен»;
• Те акты, где необходимо утверждение руководителя, после подписания всеми заинтересованными лицами и членами комиссии, отправляются на стол к руководителю для получения грифа «Утверждаю». Виза ставится в правом верхнем углу акта.

Примеры составления актов

Предлагаем вам несколько образцов, чтобы вы смогли правильно составить необходимые акты.

Образец акта об отсутствии сотрудника на работе

Данный акт составляется с целью подтверждения прогула, опоздания или отсутствия работника на работе без уважительной причины. Документ составляется на фирменном бланке предприятия с указанием его наименования и реквизитов. Юридически не существует какого-то конкретного варианта, поэтому документ пишется в относительно свободной форме с учетом определенных пунктов либо предприятие разрабатывает данный бланк самостоятельно для своего удобства.

В документе указывается:

• Дата, номер документа и место составления;
• Наименование и заголовок акта;
• Должности и Ф.И.О. составителя и свидетелей;
• Описание нарушения, Ф.И.О. и должность нарушителя, дата и период отсутствия на рабочем месте;
• Подписи составителя и свидетелей;
• Подпись нарушителя, пометка об ознакомлении и передаче ему одного экземпляра. Если работник не желает подписывать документ, ставит соответствующая пометка, и свидетели заверяют своими подписями данный факт.

Образец акта

Акт

Об отсутствии работника на рабочем месте

Мною, Ивановым А.С. в присутствии Сергеева В.В. и Дмитриева А.А. составлен настоящий акт о нижеследующем:

Работник Кошечкин Д.Д., кладовщик основного склада отсутствовал на рабочем месте 25.08.2014 с 10-30 до 12-30 без уважительных причин.

Свое отсутствие объяснить отказывается.

Содержание акта подтверждаем подписями:

1. Отборщик (подпись) Сергеев В.В
2. Отборщик (подпись) Дмитриев А.А.

Данный акт составил:

Начальник основного склада ( подпись) Иванов А.С.

С документом ознакомился и получил свой экземпляр:

Кладовщик основного склада (подпись) Кошечкин Д.Д.

Образец акта приема–передачи

Данный акт служит елью подтверждения фактической передачи товара или имущества от одного человека или организации к другому. Форма данного документа законодательно не установлено, однако при составлении акта следует учитывать:

• Наименование документа;
• Дата составления (обязательно совпадает с фактической передачей товара) и место;
• Наименование, стоимость и количество передаваемого товара;
• Наименование сторон акта – передающей и принимающей, их реквизиты;
• Основание для передачи товара и составления акта – реквизиты договора или оглашения;
• Подписи сторон и печати.

Акт составляется в количестве 2 штук, по одному для каждой стороны.

Образец

К договору № 128

ООО «СтройМир» в лице директора Викторова А.А., действующего на основании Устава организации, в дальнейшем «Продавец», и ОАО «Победа» в лице директора Михайлова В.С.. действующего на основании Устава предприятия, далее – «Покупатель», составили следующий акт:

1. В Соответствии с договором № 128 от 14.05.2014 Продавец передает Покупателю следующий товар:

№ Наименование Кол-во Цена с НДС Сумма с НДС 1 Цемент 10 500 5000 2 Известь 10 250 2500

Общая сумма товара составляет 7500 рублей 00 копеек с учетом НДС.

2. Переданный товар обладает надлежащим качеством и поставлен в согласованные договором сроки. Покупатель к принятому товару не имеет претензий.

3. Документ составлен в двух экземплярах равной юридической силы.

Покупатель: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Продавец: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Образец акта выполненных услуг (работ)

Данный акт составляется исполнителем работ (услуг) и предоставляется заказчику для подтверждения факта качественного выполнения услуг по договоренности между сторонами. В нем отражаются виды выполненных работ и их стоимость.

Документ составляется в произвольной форме (за исключением строительно-монтажных работ) с учетом следующих пунктов:

• Наименование акта;
• Номер документа и дата написания;
• Основание для выполнения услуг – наименование и реквизиты договора;
• Описание работ или услуг;
• Указание стоимости услуг с учетом НДС и без него;
• Реквизиты обеих сторон;
• Подписи и печати ответственных лиц обеих сторон.

Написать акт необходимо в двух экземплярах – для каждой стороны по одному.

Составление акта выполненных работ производят аналогично акту приема-передачи, только вместо товара в наименовании указываются услуги.

Как видите, написать составить практически любой акт не составляет труда, требуется лишь придерживать несложных правил, созданных специально для этого.

Скачать образец бесплатно:

Образец написания акта

Похожие статьи

Как составить акт о происшествии образец заполнения

Проводим служебное расследование на предприятии

Законодателем не определено само понятие «служебное расследование», однако оно принято в деловой практике и встречается, хотя и не в прямой форме, в законодательных актах. Так, например, статьей 247 ТК РФ работодателю вменяется в обязанность провести проверку, если ему причинен ущерб, чтобы установить его размеры и причины возникновения.

Когда проводится служебное расследование

При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.

Как правило, такая проверка проводится в случаях:

• недостачи при инвентаризации;
• жалобы со стороны клиентов или персонала;
• нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
• нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
• разглашения коммерческой информации;
• нанесения материально ущерба организации или работникам;
• получения и дачи взятки;
• иных злоупотреблений.

Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.

Итак, приведем образец служебного расследования в отношении работника.

Как начать служебное расследование

Работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Например, если речь идет о хищении, в составе комиссии наверняка окажется представитель бухгалтерии, службы безопасности и подразделения, где хищение было выявлено. Часто возглавляет комиссию либо руководитель, либо внутренний аудитор.

Однако требований к составу комиссии нет. Войти в нее могут любые лица по выбору руководителя, за исключением причастных, прямо или косвенно, к нарушению. Минимальная численность комиссии — три человека.

При этом руководитель должен издать приказ. Для этого понадобится образец приказа о проведении служебного расследования, образец представлен ниже.

Приказ о создании комиссии

Что выясняет комиссия

При проведении проверки выясняются следующие обстоятельства:

• суть нарушения;
• размер причиненного ущерба;
• причины и условия, повлекшие проступок;
• лицо, совершившее проступок;
• степень вины;
• смягчающие и отягчающие обстоятельства;
• меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
• профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений.

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Объяснительная записка составляется работником на основании уведомления, которое оформляет комиссия. В уведомлении описывается происшествие, может быть приведен список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться.

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.

Кроме объяснительной записки, комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.

Результаты служебного расследования

По окончании расследования комиссия составляет итоговый документ — акт, который подписывают все члены комиссии. Образец акта служебного расследования на предприятии вы найдете ниже.

С актом необходимо ознакомить и виновных лиц. Если работник отказывается подтвердить своей подписью факт ознакомления, это надо засвидетельствовать подписями независимых лиц.

Работник или его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с результатами.

По итогам проверки могут применяться меры дисциплинарного взыскания. Их необходимо включить в образец заключения служебного расследования.

На основании ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления учреждением размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или сотрудник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с сотрудника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Образец акта о проведении служебного расследования

В какие сроки проводится служебное расследование

Срок проведения служебного расследования по Трудовому кодексу должен быть согласован со сроком, которым ограничено наложение дисциплинарного взыскания. Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Днем обнаружения проступка, с которого начинается отсчет месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе подчинен сотрудник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (пп. «б» п. 34 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).