Сопроводительное письмо к документам 2022
Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Образцы заполнения шаблонов, форм
Наличие сопроводительного письма к документам является негласным правилом в сфере делового общения.
Несмотря на то, что законодательством не закреплена обязанность по его составлению, тем не менее, без него не обойтись. Причем в первую очередь наличие такого документа находится в интересах отправителя.
Таким образом, попытаемся более подробно изучить данный вопрос.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !
Для чего нужно делать?
В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.
Основные задачи, которые данная бумага призвана решать:
-
В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.
На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.
Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.
Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?
Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.
Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:
- Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
- Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
- Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
- Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
- Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.
Содержание бумаги
Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.
Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:
- Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
- Дата отправки и номер документа.
- Название письма.
- «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
- Приложения.
- Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).
Порядок заполнения
Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:
- для написания сопроводительного письма следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
- писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
- на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
- излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.
Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.
Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению
Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:
-
Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.
ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684
17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34
Директору ЗАО «Оптика»
155623, г. Москва,
ул. Восстания, д. 29».
Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.
«Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
Далее приступаем к написанию самого текста письма.
Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.
Начинать свое обращение можно с таких слов, как:
- «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
- «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
- «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).
Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.
Итак, рассмотрим конкретный пример:
«Уважаемый Сергей Леонидович!
Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:
«Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.
«Директор К.С. Иванов
Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.
Кому адресуется?
Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.
Итак, перечислим кому адресуется:
- В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
- Партнерам по бизнесу.
- Поставщикам.
- Покупателям;.
- В филиалы, головную организацию.
- Инвесторам и т.д.
О том, как написать сопроводительные письма в различные компании, читайте в этой статье.
Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование
Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:
-
Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.
Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.
Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.
Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !
Сопроводительное письмо к документам. Образец.
Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.
Зачем писать сопроводительное письмо?
Деловой этикет требует подготовки сопроводительных писем при отправке документации партнёрам, клиентам или представителям госорганизаций. Это необходимо, когда требуется:
- подтверждение доставки комплекта бумаг адресату;
- обратить особое внимание на некоторые важные моменты;
- вместе с документацией передача просьбы или указание к действиям.
Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.
Правила оформления документа
Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация. Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление. Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.
Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо. Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ. Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.
Структура сопроводительного письма
Перед отправкой важных бумаг стоит разобраться, как написать сопроводительное письмо к документам, образец которого можно скачать в интернете. Исходя из вида письма, его структура отличается в деталях, но общий вид у бланка такой:
- адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
- исходный номер регистрации и дата запроса;
- основной текст;
- список прилагаемых бумаг;
- данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
- контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.
Как писать не нужно
Важно знать, как пишется сопроводительное письмо к документам и образец его оформления, чтобы избежать неприятностей в процессе отправки деловой корреспонденции партнёрам и другим адресатам. К самым распространённым ошибкам, допускаемым в процессе составления, относятся следующие:
- отсутствие даты составления документа;
- допущение орфографических ошибок в фамилии и инициалах адресата или названии организации;
- большой объём, превышающий один лист;
- указание вида документа;
- написание заголовка, не передающего суть текста;
- вписывание даты составления два раза – в верхней части и в нижней;
- неправильное оформление реквизита «подпись» – должность и Ф.И.О. подписывающего написаны вместе.
Шаблон сопроводительного письма
Для удобства составления документа за основу можно взять любой бесплатный шаблон. Пример – отправка сопроводительного письма к акту выполненных работ. Вверху бланка указывается Ф.И.О. и должность адресата, его адрес и учреждение, далее слева пишется дата составления, исходный регистрационный номер и краткий заголовок. Затем излагается текст с обращением, в котором следует использовать такие слова: «направляем», «высылаем» или «предоставляем» и основной текст с перечнем всей документации с номерами и датами, входящей в комплект.
В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.
Рассмотрев образец на сопроводительное письмо к акту выполненных работ, можно аналогичным образом оформлять и бланки к пакетам других документов.
Примеры как написать сопроводительное письмо к резюме
Сопроводительное письмо — это дополнительный документ к отправляемому резюме.
Если Вы высылаете свое резюме в серьезную компанию с известным именем (брендом), то
к составлению сопроводительного письма предъявляются достаточно высокие требования.
Документ необходимо оформить отдельным листом; все реквизиты, к которым относятся дата составления, заголовок, подпись, наименование и адрес получателя – должны быть размещены в соответствии с правилами и требованиями к оформлению деловых писем.
Если резюме направляется по электронной почте то и сопроводительное письмо, соответственно, следует прикрепить в формате документа Word.
Направляемое по электронной почте резюме в менее именитые и престижные компании, может сопровождать в самом теле письма грамотно составленный текст, без оформления его на отдельном листе.
При этом должны быть на виду контактная информация, инициалы (или имя и фамилия) и фамилия .
Примерно следующим образом выглядит краткий вариант сопроводительного письма (примеры 1-3):
Сопроводительное письмо к резюме Пример 1.
в ответ на вашу вакансию «специалист по привлечению оптовых клиентов», опубликованную в журнале «Зарплата и Работа», высылаю свое резюме. Готова при необходимости предоставить любую дополнительную информацию для рассмотрения моей кандидатуры.
С наилучшими пожеланиями,
Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12
Пример 2.
Добрый день, Анастасия.
В прикрепленном к письму файле резюме. Претендую на должность менеджера по кредитованию. Информации о вакансии взята с сайта Работа и карьера Буду крайне признательна, если не оставите резюме без внимания.
С уважением, Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12
Пример 3.
Уважаемый Иван Иванович,
прошу рассмотреть мое резюме на вакантную должность системного администратора, заместителя начальника IT-отдела.
Буду рада получить приглашение на собеседование от Вас.
С уважением, Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12
Развернутая версия сопроводительного письма
(которая предназначена для исповедывающих стиль кадрового менеджмента европейских и американских организаций) составляется по аналогичной схеме. Необходимо в тексте сопроводительного письма отразить:
1. Название (наименование) должности (допустимо — двух схожих или смежных позиций), на которые высылается резюме; желательно также пометить, из какого источника (сайт, газета) вы узнали о вакантной должности (должностях); предложение себя в качестве кандидата.
Пример 4:
Прочитав информацию на Вашем интернет-сайте, я узнал, что Ваша фирма открыла набор на вакантные должности в сфере сан.контроля мясо-молочного сырья.
В связи с этим хотел бы предложить для рассмотрения свою кандидатуру на вакансию, связанную с осуществлением функции санитарно-ветеринарного контроля, контроля качества готовой продукции и сырья.
Я полагаю, что мои знания и опыт работы могут быть полезны как на позиции специалиста по закупкам мясо-молочного сырья, так и на должности начальника службы санитарного контроля.
2. Очень лаконичный, но содержательный и точный конспект резюме, который своей целью имеет подтвердить соответствие ваших личностных и профессиональных качеств той вакансии, на которую вы претендуете.
3. Ваше желание и готовность к отдаче, работе и профессиональному росту в области указанного в позиции направления, а лучше — в именно стенах данной фирмы.
Пример 5:
Все мои профессиональные навыки и знания, а также ожидания последующего продвижения находятся в сфере работы с клиентами и активных прямых продаж (как на административном, так и на исполнительском уровне).
В настоящее время я имею в своем активе более чем 6-летний опыт работы в прямых продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт на руководящей должности в данной сфере в течении последних двух лет работы.
В должности руководителя службы продаж на последнем месте работы я лично отвечал за результаты и деятельность отдела продаж в сфере В2В (косметологическое и медицинское оборудование).
Пример 6:
Я осуществляю успешную деятельность в течение нескольких лет по данному направлению в системе государственных таможенных и ветеринарных контролирующих органов, есть опыт сотрудничества и наработанные связи как с ведущими отечественными компаниями пищевой отрасли, так и с крупнейшими иностранными поставщиками. Прикрепленное резюме даст представление о моих потенциальных возможностях, квалификации и профессиональном опыте.
4. Ваша готовность к личному собеседованию в организации, в процессе которого вы более развернуто изложите о себе информацию.
5. Контактные данные.
Пример 7:
С радостью приму предложение встретиться и рассказать немного больше о своем возможном потенциале и опыте работы. Вы можете связаться со мной по электронной почте … либо по телефону …
Пример 8:
С удовольствием в рамках интервью отвечу на все интересующие вопросы в случае Вашей заинтересованности. Связаться со можно по электронной почте… Заранее благодарен за уделенное мне время.
Образец сопроводительного письма
Сопроводительное письмо не универсально для всех направлений и видов интересующих вас вакансий.
Ввиду того, что адресатом письма являются различные организации и разные люди, текст письма тоже будет отличаться, в соответствии с каждой интересующей вакансией, будет незначительно видоизменяться.
Всегда в сопроводительном письме речь идет о конкретной должности в конкретной организации.
1 Kомментарий
Раньше удивлялась, почему мне не отвечают, пока правильно писать эти письма не научилась