Предоставили работнику займ на лечение работник умер

Материальная помощь в связи со смертью сотрудника

Материальная помощь в связи со смертью сотрудника— акт доброй воли работодателя или его обязанность? В статье мы рассмотрим, когда он обязан оказать помощь, какие для этого нужны документы и каковы особенности обложения подобных выплат обязательными платежами.

Обязан ли работодатель оказывать матпомощь родственникам умершего сотрудника?

Законодательством установлен только один случай, когда работодатель должен безусловно выплатить родным умершего сотрудника некоторую сумму в качестве матпомощи. Речь идет о случае смерти лиц, направленных работать в российские дипломатические представительства за границей. Члены семьи умершего вправе рассчитывать на сумму в 50% оклада посла РФ (подп. «д» п. 4 Правил предоставления гарантий…, утв. пост. Правительства РФ от 20.12.2002 № 911).

В остальном работодатели обязаны оказывать матпомощь в рассматриваемой ситуации, только если это закреплено в одном из следующих документов:

• трудовой договор;
• коллективное соглашение;
• локальный акт.

При этом допускается установление условий для осуществления выплат: определенный стаж работы сотрудника на предприятии, наличие у работодателя свободных денежных средств и т. д.

Соответствующие обязательства компания может на себя официально и не брать. Но это не значит, что члены семьи ее умершего сотрудника не могут рассчитывать на матпомощь в столь трудной ситуации: при согласии на то работодателя это возможно.

Лица, имеющие право получить матпомощь при смерти сотрудника. Документы для получения выплаты

Желательно, чтобы в документах, закрепляющих возможность получения выплаты, был определен круг имеющих на то право. Например, это могут быть не любые родственники, а только члены семьи. К ним семейное законодательство относит родителей, детей и супруга. Кстати, от того, кто именно является получателем выплат, зависит обложение их НДФЛ и страховыми взносами (см. ниже).

Если же соответствующая обязанность работодателя в документах не установлена, то он решает, кому перечислить деньги, по своему усмотрению.

Для оформления выплат потребуется письменное заявление заинтересованного лица (в свободной форме), а также копия свидетельства о смерти. Отсутствие этих документов обязательно заинтересует налоговые органы в случае проверки.

Уплата страховых взносов с сумм помощи в связи со смертью работника

Страховые взносы уплачиваются работодателем в отношении подлежащих страхованию физлиц. Он не выступает страхователем лиц, получающих матпомощь в связи со смертью работника (как правило, это члены семьи последнего). Таким образом, страховые взносы с сумм помощи родным умершего работника платить не нужно, так как отсутствует объект обложения (ст. 420 НК РФ).

С другой стороны, возможна ситуация, когда родные умершего трудятся у того же работодателя. В этом случае также отсутствует объект обложения взносами, так как выплаты производятся не в рамках трудовых отношений.

А вот помощь работнику в связи со смертью его родственников не будет облагаться страховыми взносами только при соблюдении следующих условий:

1. Единовременность. Единовременной является матпомощь, выплачиваемая не более 1 раза в течение отчетного периода. Таким образом, с выплачиваемой частями (к примеру, ежемесячно) помощи нужно платить страховые взносы.
2. Умершим является член семьи работника, к которым относят супруга, детей и родителей. Суммы помощи в связи со смертью иных родственников взносами облагаются.

Удержание НДФЛ из материальной помощи по случаю смерти работника или члена его семьи

НК РФ установил перечень получаемых физлицами сумм, не облагаемых НДФЛ. Среди них и ряд разновидностей матпомощи. Так, этим налогом не облагаются суммы следующих видов матпомощи (п. 8 ст. 217 НК РФ):

• членам семьи умершего сотрудника / бывшего сотрудника по поводу его смерти;
• сотруднику / бывшему сотруднику в связи со смертью члена его семьи.

Для правомерной неуплаты НДФЛ важно соблюдение таких условий:

1. Помощь является единовременной.
2. Помощь оказывается супругу, ребенку или родителю умершего сотрудника либо сотруднику в связи со смертью кого-либо именно из этих, а не любых родственников.
3. Если помощь получает бывший работник или его родственники, то важно основание увольнения этого работника. В качестве такового должен выступать выход на пенсию.

Итоги

Работодатели изначально не обязаны оказывать материальную поддержку родным умерших сотрудников. Однако они могут взять на себя такое обязательство, закрепив это документально. Для надлежащего оформления выплат необходимо заявление получателя помощи и свидетельство о смерти.

Форум

3.3. Материальная помощь на лечение сотрудника

Медицинские услуги все чаще бывают платными. При необходимости прохождения лечения сотрудник может обратиться в свою организацию с просьбой оказать ему материальную помощь на лечение.

Освобождение от налогообложения предоставляется на общую сумму материальной помощи, выделенную на лечение, не превышающую 4000 руб., при представлении документов, подтверждающих, во-первых, медицинское заключение о необходимости проведения указанного лечения, во-вторых, фактические расходы на приобретение этих медикаментов или проведение лечения. Если лечение проводилось стационарно, то также необходимо иметь копию лицензии лечебного заведения.
Для подтверждения, что оказанная материальная помощь была потрачена на лечение, сотрудник должен представить в бухгалтерию предприятия соответствующие документы — чек об оплате, копию лицензии лечебного учреждения, справку о прохождении лечения. Если лечение проводилось амбулаторно — чек об оплате лекарственных средств, а также выписку из карты, какие медикаменты назначены лечащим врачом.

3.4. Материальная помощь
на лечение членов семьи сотрудника

Сотрудник может обратиться в организацию с просьбой оказать ему материальную помощь на лечение членов его семьи — супруга, родителей и детей — и приобретение для них медикаментов, назначенных им лечащим врачом. Освобождение от налогообложения предоставляется при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение этих медикаментов.

——————————————————————¬
¦ Генеральному директору¦
¦ ООО «ПроАудит»¦
¦ Петрову С.С.¦
¦ от аудитора¦
¦ Воробьевой А.В.¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ Прошу оказать материальную помощь на лечение моей матери¦
¦Ивановой Анастасии Петровны. ¦
¦ ¦
¦ 15.04.2006 Воробьева А.В.¦
L——————————————————————

Освобождение от налогообложения предоставляется на общую сумму материальной помощи, выделенную на лечение, не превышающую 4000 руб., при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение этих медикаментов или проведение лечения. Сумма материальной помощи, выделенная на лечение родственников, включается в доход получившего материальную помощь.
Также может быть оказана материальная помощь работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи.
Данный вид материальной помощи, оказанной работодателями работнику, освобожден от налогообложения. Для невключения данного вида в налогооблагаемую базу работник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать материальную помощь в связи со смертью члена (членов) его семьи, а также предоставить копию свидетельства о смерти.
Если в течение календарного года сотруднику была неоднократно оказана материальная помощь на лечение, в том числе как на лечение самого сотрудника, так и на лечение членов его семьи, начисленная материальная помощь по данному основанию (на лечение) суммируется. Освобождение от налогообложения предоставляется на общую сумму, не превышающую 4000 руб.
Не включаются в налогооблагаемую базу суммы единовременной материальной помощи, оказанной работодателями членам семьи умершего работника. Для получения материальной помощи член семьи умершего должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать материальную помощь в связи со смертью сотрудника предприятия и предоставить копию свидетельства о смерти.
Также не включаются в налогооблагаемую базу суммы единовременной материальной помощи, оказанной работодателями бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, на общую сумму, не превышающую 4000 руб. в течение календарного года.
Материальная помощь может быть оказана на основании как заявления бывшего сотрудника, так и приказа по предприятию.

3.5. Как начисляется материальная помощь?

Итак, решение о начислении материальной помощи принято. Как отразить начисление материальной помощи в бухгалтерском учете? Любая материальная помощь выплачивается за счет собственных средств предприятия, т.е. не относится на себестоимость продукции, работ, услуг.
Начисление материальной помощи сотрудникам предприятия проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
— начислена материальная помощь.
Если акционерами или участниками общества было принято решение о расходовании прибыли (по сути, произведено распределение прибыли), то начисление материальной помощи проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:
Дебет 84 «Прибыль предприятия» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Начисленная материальная помощь может быть выплачена как вместе с заработной платой по единой ведомости, так и отдельно.
В случае выплаты материальной помощи вместе с заработной платой на ее выплату не нужно составлять отдельную ведомость. Если же материальная помощь выплачивается не в сроки выплаты заработной платы и ее получают одновременно три и более человек, то необходимо составить платежную ведомость. В остальных случаях материальная помощь выплачивается по расходному кассовому ордеру.
Выплата материальной помощи сотруднику через кассу предприятия в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50 «Касса»
— выплачена материальная помощь работникам предприятия из кассы предприятия.
Начисление материальной помощи бывшим сотрудникам предприятия, а также другим физическим лицам, не состоящим в трудовых отношениях с предприятием, проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
— начислена материальная помощь бывшим сотрудникам предприятия.
Если акционерами или участниками общества было принято решение о распределении части прибыли на выплату материальной помощи, то начисление материальной помощи бывшим сотрудникам предприятия, а также другим физическим лицам, не состоящим в трудовых отношениях с предприятием, проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:
84 «Прибыль предприятия» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
— начислена материальная помощь бывшим сотрудникам предприятия.
Выплата материальной помощи не сотрудникам предприятия может также производиться по ведомости или по расходному кассовому ордеру.
Выплата материальной помощи через кассу предприятия в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 50 «Касса».
— выплачена материальная помощь лицам, не являющимся работниками предприятия.
Выплата может быть произведена не только через кассу предприятия, но также путем перечисления денег с расчетного счета на лицевой счет в сберкассе.
Проводка в бухгалтерском учете:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51 «Расчетный счет»
— перечислена материальная помощь с расчетного счета предприятия лицам, не являющимся работниками предприятия.
Если начисляемая материальная помощь подлежит обложению налогом на доходы с физических лиц, то облагаемая часть материальной помощи приплюсовывается к основной зарплате, выплачиваемой данному сотруднику в этой организации, и облагается в общеустановленном порядке по ставке 13%. В учете начисление подоходного налога отражается следующими проводками:
Дебет 70, 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по подоходному налогу»
— удержан НДФЛ с материальной помощи.
Сумма материальной помощи не включается в базу для расчета ЕСН.
«Юстицинформ», 2006

ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА В 2006 ГОДУ. ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ,
ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА

Что делать с займом, оформленным на умершего сотрудника

Трудовой Кодекс не запрещает работникам предприятия получать непосредственно от работодателя финансовые займы, которые впоследствии погашаются в счет заработной платы. Непосредственно для работника – это вариант отказаться от традиционного банковского кредита, для руководителя – получить гарантию, что в ближайшее время сотрудник не уволится, так как при таком раскладе он будет обязан выплатить всю свою задолженность. А что делать, если работник взял заем, но впоследствии – умер? Как работодателю правильно поступить в этом случае и грамотно оформить бухгалтерскую отчетность?

Юридические формальности в отношении умерших заемщиков

Согласно Гражданскому Кодексу, при смерти человека все его долговые обязательства переходят по наследству. То есть, вместе с имуществом умершего наследник получает его финансовые долги.

Важно! Если наследников несколько, то долги между ними распределяются. Но не поровну, а пропорционально их доли в наследстве.

Но есть нюанс – право вступления в наследство начинает действовать только через 6 месяцев непосредственно после смерти человека. До этого момента каждый из законных наследников имеет право обратиться с требованием о предоставлении его доли. Поэтому и компания , которая выдала заем, сможет востребовать выплату долга только после того, как начнет действовать право на вступление в наследство.

То есть, долг умершего сотрудника впоследствии перейдет к наследникам. И именно они будут обязаны выплатить задолженность предприятию, где работал заемщик. Если в договоре между работодателем и работником о предоставлении займа был указан график, по которому выполняется возврат задолженности, то следовать ему наследники не обязаны.

Совет №1. Для получения гарантии возврата заемных средств предприятию рекомендуется оформить отдельно договор на выплату займа с каждым из наследников. В этом случае допускается создание нового графика погашения финансовых обязательств.

Если предприятие не намерено требовать погашение займа

Бывают ситуации, когда руководство предприятие решает отказаться от права востребования уплаты задолженности со стороны наследников. Как все это правильно оформить? Есть два варианта:

1. Оформить выплату финансовой компенсации, равной сумме задолженности, тем самым списав существующий долг с умершего работника.
2. Дождаться наступления срока исковой давности (3 года с даты смерти). Понесенные убытки при этом можно записать в прочие расходы на уменьшение прибыли предприятия.
3. Оформить «прощение долга». В этом случае документ составляет руководитель предприятия, к нему добавляется копия свидетельства о смерти. Потерянные средства при этом тоже списываются в убытки компании.

Второй вариант – более «правильный» с юридической точки зрения, никаких налогов при этом выплачивать не потребуется. Но придется ждать наступления срока исковой давности, то есть, сам факт наличия задолженности перед предприятием будет «висеть» 3 года. И информацию об этом придется всегда указывать в бухгалтерской отчетности.

Рисунок 1. Срок исковой давности в 3 года по финансовым обязательствам актуален и для РФ, и для Украины

Важно! Существует еще один неформальный вариант – выписать «задним» числом премию умершему работнику. Согласно Трудовому Кодексу, невыплаченная заработная плата предприятием передается родственникам умершего, в данном же случае – просто списывается задолженность.

Если наследники отказываются возвращать долг по займу

Если предприятие все же планирует востребовать задолженность по займу, но наследники, уже вступившие в право распоряжение имуществом умершего, отказываются выплачивать долг, то в таких ситуациях поможет только суд. Заявление в соответствующий орган необходимо подавать до наступления срока исковой давности.

В том же случае, если имущества умершего заемщика, переданного по наследству, недостаточно для исполнения финансовых обязательств (например, полученная сумма – 3000 долларов, задолженность – 5 тысяч долларов), то предприятию придется реструктурировать долг и списать часть займа. Документ при этом согласовывается непосредственно с наследниками.

За наследниками также остается право обратиться в суд, если предприятие будет требовать выполнить финансовые обязательства, даже если сумма полученного наследства (в эквиваленте) меньше, нежели задолженность. Более того, наследники при этом смогут ещё и потребовать компенсацию за полученный моральный ущерб, если, по их мнению, заимодатель был чрезмерно настойчивым и/или угрожал подать в суд.

Как правило, займы до 25 тысяч гривен предприятия стараются просто списать. Это поможет им избавиться от лишней бюрократической волокиты, уплаты судебных издержек. Но с более крупными долгами умерших сотрудников в 95% случаев будет предприниматься попытка возврата хотя бы части денег.

К кому заимодателю обращаться для инициации процесса выплаты долга? Следует руководствоваться следующими рекомендациями:

Ответы на актуальные вопросы

Что делать с начисленными процентами по займу?

Начисление процентов прекращается в день смерти заемщика. Эти средства можно востребовать с наследников, а можно списать вышеуказанными методами.

Как вернуть заемные средства, если срок вступления в право наследия постоянно переносится?

Все свои претензии предприятие может предъявить к исполнителю завещания, а уже тот обязан будет информировать наследников о наличии долговых обязательств у умершего.

Итого, во многих случаях списать заем, выданный на умершего сотрудника – это более предпочтительный вариант для предприятия. Самое сложное во всем этом – правильно оформить понесенный убыток для последующей подачи финансовой отчетности в Налоговую. Но законных вариантов решения проблемы все же несколько.