Кто имеет право заверить копию документа

Как заверить копию: новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2022 начинает действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам? Рассмотрим требования ГОСТ.

Подтверждением соответствия копии или выписки из документа его подлиннику является отметка о заверении и печать организации. (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Отметка о заверении копии

Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

слово «Верно»
наименование должности лица, заверившего копию
его собственноручную подпись
расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
дату заверения копии (выписки из документа)
надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Печать

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Как заверить копию с 1 июля 2022 по новому ГОСТ

Копия трудовой книжки

Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.

Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.

По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2022 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

С 1 июля 2022 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

*Для справки:
В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов. Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

ОНЛАЙН КАССЫ:
Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2022?
Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2022
Кто вправе не применять никакую ККТ?
Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
Ответственность за неприменение онлайн кассы

Порядок заверения копий документов

Как заверить копию документа надлежащим образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…»), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или) нотариус;
(или) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ).

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или) главой местной администрации;
(или) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан» (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

«Рекомендации по порядку заверения копий документов, прилагаемых к заявлению о регистрации средства массовой информации (внесении изменений в запись о регистрации средства массовой информации)»

ПО ПОРЯДКУ ЗАВЕРЕНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ПРИЛАГАЕМЫХ

К ЗАЯВЛЕНИЮ О РЕГИСТРАЦИИ СРЕДСТВА МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

(ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАПИСЬ О РЕГИСТРАЦИИ СРЕДСТВА

В связи с многочисленными обращениями заявителей о порядке заверения копий прилагаемых к заявлению о регистрации средства массовой информации (внесении изменений в запись о регистрации средства массовой информации) документов, упомянутом в распоряжении Правительства Российской Федерации от 6 октября 2011 года N 1752-р «Об утверждении перечня документов, прилагаемых заявителем к заявлению о регистрации (внесении изменений в запись о регистрации) средства массовой информации», а также в целях минимизации количества возвратов без рассмотрения поданных заявлений и сокращения обращений по данному вопросу Управление разрешительной работы, контроля и надзора в сфере массовых коммуникаций Роскомнадзора информирует о нижеследующем.

Согласно Государственному стандарту Российской Федерации «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, в то время как заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пункты 23, 25).

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ Президиума Верховного Совета СССР) установлен Порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан.

Поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц. Приведенная правовая позиция содержится в Постановлении Федерального Арбитражного Суда Московского округа от 21 сентября 2010 года N КА-А40/10627-10 по делу N А40-127876/09-4-1013.

Из смысла положений Указа Президиума Верховного Совета СССР следует, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, то государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

При этом, согласно п. 5.26 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», (далее — Национальный стандарт) при заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется заверительная надпись «Верно».

В состав реквизита «Подпись», в соответствии с п. 5.22 Национального стандарта, входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Принимая во внимание, что данный механизм заверения распространяет свое действие на копии с документов, подлинники которых хранятся в организации, верность копии документа, удостоверяющего личность и место регистрации физического лица, в случае отправления заявления о регистрации СМИ почтовым отправлением, может быть засвидетельствована в соответствии с частью первой статьи 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

0 0 голоса

Рейтинг статьи

Кто имеет право заверить копию документа